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Tagesplan

Königsdisziplin der Selbstorganisation

Was ist am Tagesplan „königlich“?

In meinen Seminaren spreche ich vom Tagesplan als der Königsdisziplin von Selbstorganisation und Zeitmanagement. Aber warum? Was ist am Tagesplan „königlich“ und warum überhaupt den Tag planen?

Und direkt wenn wir uns Tagesplanung zur Aufgabe machen, stellen sich die nächsten Fragen: Wie plane ich richtig? Und was gehört rein in so einen Plan für den (Arbeits-)Tag? Aufgaben? Ziele? Prioritäten? Pausen?

WARUM ÜBERHAUPT PLANEN?

Eigentlich stellen wir an dieser Stelle gleich zwei Fragen: Warum überhaupt planen? Und warum ausgerechnet den Tag und nicht etwa die Woche, den Monat, das Jahr?

Auf die Frage „Warum überhaupt Planung?“ könnte man mit einigem Recht antworten: Weil Planung ohnehin stattfindet. Nur sind wir nicht unbedingt selbst die Planenden, sondern oft die Verplanten. Anders gesagt:

Wenn wir uns nicht verplanen, tun es die anderen.

Unsere Umwelt hat überhaupt kein Problem damit, unseren Tag mit Aufgaben zu füllen. Wenn wir wollen, dass unsere eigenen Prioritäten zur Geltung kommen, kommen wir gar nicht umhin, selbst in die Planung einzusteigen. Sonst überlassen wir das, was wir tun, komplett dem Zufall, dem Chef, dem Telefon, dem Posteingang und so weiter.

Ziel von Selbstorganisation, Zeitmanagement und Co. muss aber doch sein, dass ich viel Zeit und Energie für die Dinge aufwenden kann, die mir wichtig sind.

Und das bedeutet ganz konkret, jeden Tag zu versuchen, so viele von den Dingen, die mir wichtig sind, in den Aufgaben, die ich heute erledige, unterzubringen.

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Warum gilt der Tagesplan als die Königsdisziplin in der Selbstorganisation? Was bringt es mir überhaupt, meinen Tag zu planen? Und nicht zuletzt: Wie funktioniert gute Tagesplanung?

Inhalt: Warum Tagesplan und wie funktioniert das?

  • Seite 04: Tagesplan
  • Seite 07: Was muss gute Tagesplanung leisten?
  • Seite 11: Das Warum in den Tag bekommen
  • Seite 14: Das Geheimnis der Selbstorganisation
  • Seite 16: Wissen, wie lange etwas dauert
  • Seite 18: Sicherheitsnetz für den Tag
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TAGESPLAN:
WARUM DEN TAG PLANEN UND NICHT DIE WOCHE, DEN MONAT…

Zunächst: Es gibt gute Gründe für Wochen-, Monats- und Jahresplanung. Worum es uns beim Thema Tagesplanung allerdings geht, ist, soweit wir das können, Verbindlichkeit zu schaffen, also unsere Arbeit und unsere Aufgaben so in unseren Tag zu bringen, dass wir sie im Regelfall tatsächlich erledigen. Sonst bleibt der Tagesplan nur eine Fingerübung in Selbstberuhigung.

Verbindlichkeit aber lässt sich am besten in einem halbwegs überblickbaren und kontrollierbaren Zeitraum herstellen. Es ist ein bisschen wie beim Wetterbericht: Für heute sind die Vorhersagen ziemlich genau, aber was in 5 Tagen sein wird, ist doch von sehr vielen Variablen abhängig und daher schwer vorherzusagen.

TAGESPLAN KÖNIGSDISZIPLIN VON SELBSTORGANISATION UND ZEITMANAGEMENT

Warum Königsdisziplin? Aus Sicht eines Schachspielers müsste es eher „Königinnen- bzw. Damen-Disziplin“ heißen.

Denn genau wie die Dame die mächtigste Figur auf dem Schachbrett ist, ist der Tagesplan die Allzweckwaffe im Arsenal der Selbstorganisation und zwar aus demselben Grund:

Wie die Dame ihre Macht der Tatsache verdankt, dass sie die Bewegungsmuster fast aller anderen Figuren in sich vereint, vereint ein guter Tagesplan das Erledigen von Aufgaben, Priorisierung und das Erreichen von Zielen in sich.

BEITRÄGE IM BLOG

SICHERHEITSNETZ FÜR DEN TAG
WAS LEISTET EIN TAGESPLAN?

Die Anzahl der Aufgaben, die ein guter Tagesplan für uns erfüllt (und meiner Ansicht nach auch erfüllen muss, wenn der Planungsaufwand gerechtfertigt sein soll), ist recht hoch:

Basis ist die Sicherheit, heute nichts zu vergessen; keine Aufgaben, keine Termine, keine sonstige Erledigung. Vor allem aber geht es darum, wirklich sicherzustellen, dass ich mehr von den Dingen tue und mehr von den Aufgaben erledige, die mir wirklich wichtig sind.

Gute Tagesplanung ist eine der besten Möglichkeiten, dafür zu sorgen, Ziele auch wirklich zu erreichen.

Daneben hilft sie, unnötigen Stress zu reduzieren, einen freien Kopf zum Arbeiten zu bekommen und am Tagesende mit gutem Gefühl aufhören zu können.

TERMINE, AUFGABEN, ZIELE, PAUSEN

Ein guter Tagesplan sollte “alles” zusammenführen, was heute dran ist: Alle Termine, alle Aufgaben, die heute zu erledigen sind und eben auch alles andere, für das ich Zeit brauchen werde, inklusive Pausen.

In Sondersituationen (Teilzeit-Elternzeit, Home Office) kann es durchaus sinnvoll sein, viel weiter zu gehen. Faustregel:

Je unübersichtlicher der Tag, desto mehr hilft ein Tagesplan!

TAGESPLANUNG:
REALISMUS TUT NOT

Das wichtigste bei der Tagesplanung ist ein realistischer Blick, und das gleich in doppelter Hinsicht: Wenn Sie, um zu einem Termin zu gelangen, 30 Minuten Anfahrt benötigen, ist es nicht sinnvoll – weil unrealistisch – nur 20 Minuten für diesen Weg einzuplanen.

Und: Der Plan ist ein bestenfalls sehr guter Versuch, mit Ihrer heutigen Realität umzugehen. Er ist nicht die Realität selbst.

Es wird immer Dinge geben, die nicht in Ihrer Macht liegen, Plan hin oder her.

Deswegen ist es umso wichtiger, zu versuchen, die Dinge, Aufgaben, Arbeiten etc., die in Ihrer Macht liegen, so gut und verbindlich wie möglich zu planen. Damit heute möglichst viel von Ihnen stattfindet. Und das geht immer!

ANALOG ODER DIGITAL?
WOMIT DEN TAGESPLAN ERSTELLEN?

Taschenkalender, Bullet Journal, der Kalender in Ihrem E-Mail-Programm, eine von unzähligen Tagesplanungs-Apps, Aufgabenverwaltungs-Software. Es gibt viele analoge und digitale Möglichkeiten, einen Tagesplan zu erstellen.

Wichtig sind vor allem zwei Dinge: Die Möglichkeit, die Sie wählen, muss zu Ihrer Arbeitsweise passen. Und: Sie muss im Alltag für Sie funktionieren.

SELBST-ORGANISATION VERTIEFEN

Wie das konkret gehen kann, ist ein Schwerpunkt in unseren Seminaren und Online-Kursen. Wenn Sie also mit dem Thema Tagesplanung ernst machen und das Thema Selbstorganisation vertiefen wollen, lade ich Sie ein, sich unsere Angebote näher anzusehen:

– Offene Seminare in Berlin 

– Offene Seminare Online (Live-Videokonferenzen) 

– Online-Kurs (E-Learning)  

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Wenn Sie Fragen zum Thema „Tagesplanung“ oder allgemein im Bereich Selbstorganisation/Zeitmanagement haben oder gern meine Ansicht zu Ihrer konkreten Situation hätten, schreiben Sie mir an info@agilement.de. Wenn ich kann, helfe ich gern weiter!

Dr. Andreas Kellner

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