E-Mails: WAS NICHT FUNKTIONIERT
Es gibt Menschen, die entkommen dem Problem E-Mail-Posteingang insofern, als E-Mails für sie einfach eine sehr geringe Relevanz besitzen. Konsequenterweise ignorieren sie den Inhalt ihres Posteingangs mit gutem Gewissen. Allerdings kenne ich nur sehr wenige, auf die das zutrifft.
Häufiger unter uns sind diejenigen, die ihren Posteingang zwar tagelang ignorieren, aber nicht, weil sie können, sondern aus purer Notwehr und mit schlechtem Gewissen. Dann gibt es die, die auf Teufel komm‘ raus das tägliche Rennen zwischen sich und den eintreffenden E-Mails zu gewinnen versuchen und dabei viele, viele Stunden im Posteingang verbringen. Zu denjenigen gehörte ich fast das erste Jahrzehnt meines Arbeitslebens.
Und was haben wir nicht alles versucht, um das zu ändern: Wir haben versucht, firmeninterne Mails durch Task-Management-Systeme abzuschaffen, nur um nach 3 Tagen 2 Probleme am Hals zu haben (Posteingang UND Task-Management-Software). Mein Partner in der damaligen Firma hat sich irgendwann vor lauter Verzweiflung ein Outlook-Plugin programmiert, das den Zugang zum Posteingang nur alle 3 Stunden freigab. Sie können sich vorstellen, was das gebracht hat.
E-Mails: WAS FUNKTIONIERT
Heute glaube ich zumindest eines mit Sicherheit sagen zu können:
Der Anfang, der E-Mail-Flut und damit dem Posteingang Herr zu werden, liegt weder in der Technik noch in der Beeinflussung des E-Mail-Aufkommens – obwohl beides helfen kann.
Den Anfang MUSS der Benutzer machen, indem er einen Weg findet, die Nachrichten so zu bearbeiten, dass diese Tätigkeit nicht ein bestimmender Faktor seines Arbeitstages ist, sondern die Zeit, die bei der Bearbeitung von E-Mails draufgeht, dem Stellenwert der Nachrichten für die eigene Arbeit entspricht.
Unter Umständen kann sich dabei herausstellen, dass die E-Mail vom Feind zum Freund mutiert. Aber zunächst einmal gilt es, den Posteingang vom Schreibtischdiktator wieder auf Werkzeuggröße zurechtzustutzen.
Denn Sie setzen sich ja auch nicht in Ihrem Briefkasten, um zu arbeiten, oder?
Die Posteingangs-Strategie, die mich gerettet hat, nennt sich „LEAD“ und was es damit auf sich hat, erläutere ich im Video oben auf dieser Seite.
Ich hatte jahrelang regelrecht Angst vor dem Öffnen meines Posteingangs, weil ich genau wusste, dass ich in dem Moment, in dem die E-Mails reintickerten, wieder zum Getriebenen werden würde.
Dr. Andreas Kellner
E-Mails, Chats, Telefone, Messenger…
Praktisch alle Kommunikationskanäle haben das Potential, uns zu Getriebenen zu machen, denn wir müssen doch immer erreichbar sein, oder?
Fremdbestimmt und getrieben den Arbeitstag zu verbringen fühlt sich genauso an. Wenn wir mit dem, was wir täglich tun, zufrieden sein wollen, muss möglichst selbstbestimmte Produktivität das Ziel sein.
Und das bedeutet, soweit als möglich über unsere Kommunikation zu bestimmen und nicht andersherum. Ein vernünftiges Maß an persönlicher Organisation ist oft schon genug, um an diesen Punkt zu kommen.
SELBSTORGANISATION VERTIEFEN
Wie Ihnen der Umgang mit E-Mail und Co. gelingt und wie Sie sich nachhaltig effektiv selbst organisieren, ist ein Schwerpunkt in unseren Seminaren und Online-Kursen. Wenn Sie also mit dem Thema ernst machen wollen, lade ich Sie ein, sich unsere Angebote näher anzusehen:
Wenn Sie Fragen im Bereich Selbstorganisation/Zeitmanagement haben oder gern meine Ansicht zu Ihrer konkreten Situation hätten, schreiben Sie mir an info@agilement.de. Wenn ich kann, helfe ich gern weiter!
Pragmatisch, realistisch und offenkundig realitätserprobt, mit vielen guten Tipps, die man gleich umsetzen kann
Dr. Katja Löhr,
Senior Referentin Programme
Deutsche Bahn Akademie
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