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Hier habe ich bereits begründet, warum wir meiner Meinung nach nur eine einzige To Do-Liste verwenden sollten. So weit so gut. Nun gibt es zahlreiche – man möchte sagen unzählige – Möglichkeiten, eine To Do-Liste zu führen; von Papier und Bleistift bis zu gefühlt 500 aktuellen Apps. Wie also verwaltet man seine Aufgaben am besten?

Grundsatz: To Do-Liste dort, wo ich arbeite

Fangfrage: Was ist das wichtigste an einer To Do-Liste? Dass sie wirklich alle meine Aufgaben enthält, damit mir keine Aufgaben “durchrutschen”? Richtig, daher das Plädoyer für eine einzige Aufgabenliste. Aber genügt das? Nein, natürlich nicht. Wenn ich dafür sorgen will, dass ich tatsächlich an den Aufgaben auf meiner To Do-Liste arbeite, muss ich sie dort führen, wo ich ohnehin arbeite. Falls das Thema für Sie interessant ist, schauen Sie gerne auch auf unserer Themenseite “Aufgaben verwalten” vorbei. Hier gehen wir noch detaillierter auf dieses Thema ein.

E-Mails vs. Aufgaben

Wo das ist, hängt natürlich von meiner Arbeitsweise ab. Für mich ist dieser Ort das E-Mail-Programm. Es vergeht kein Tag im Büro, an dem ich dieses nicht verwende. Umso begeisterter war ich, als ich vor ca. 10 Jahren die Möglichkeiten der Aufgabenverwaltung in Outlook (wie Sie Outlook sinnvoll einrichten, erklären wir hier) kennenlernte. Super, dachte ich. Alles an einem Ort; To Do-Listen-Problematik erledigt.

Aber weit gefehlt: Zumindest in meinem Fall waren bereits die de facto zwei Listen, die ich nun in Outlook hatte, eine zu viel: Ich war offenbar nicht in der Lage, neben dem E-Mail-Posteingang auch die Aufgabenliste im Auge zu behalten. Es war jedenfalls ein unangenehmer “Augenöffner”, dass ich ein Jahr nachdem ich mit der Outlook-Aufgabenliste zu arbeiten begonnen hatte, feststellen musste, dass ich im Prinzip Aufgaben dort zwar festgehalten, aber mehr als die Hälfte der Fälle nicht bearbeitet, geschweige denn erledigt hatte.

E-Mails zu Aufgaben

Meine Reaktion auf diesen deprimierenden Befund war, den E-Mails die Schuld zu geben und zu versuchen, sie soweit wie möglich zu reduzieren. Warum das der falsche Ansatz war, ist eine andere Geschichte. Erst nach einigen Umwegen war klar, dass genau der umgekehrte Weg Sinn macht:

Wenn Sie eine Sache, wie zum Beispiel E-Mails, nicht abschaffen können, warum nicht versuchen, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen?

Anders formuliert: Jede E-Mail, die ich bekomme, ist eine Aufgabe (und sei es nur “löschen”). Warum also nicht alle E-Mails zu Aufgaben machen und in einem einzigen Ordner zusammenfassen? Im Effekt habe ich einen E-Mail-Ordner namens “DO”, der meine einzige To Do-Liste ist und daher alle meine aktuellen Aufgaben enthält.

Damit der DO-Ordner aber auch wirklich funktioniert, braucht es einen gut durchdachten Ablauf, mit E-Mails umzugehen. Daher habe ich LEAD entwickelt. Was es damit auf sich hat, sehen Sie in folgendem Video: