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Ich gebe es zu, Simon Sinek hat einen Nerv getroffen, mit seinem “Start with Why”. Aber da sind wir ja in guter Gesellschaft. Nach wie vor geht es uns darum, nicht beim “Start” stehenzubleiben, sondern zu versuchen, unser “Why” (=unsere Ziele, das, was uns wichtig ist) auch zu erreichen.

Wie schaffen wir es, unser Warum auch wirklich in unseren Tag zu bekommen? Denn um ein Ziel zu erreichen, müssen wir an ihm arbeiten. Oder anders:

Was nützt es mir, mein Warum zu kennen, wenn es in dem, was ich täglich tue, keine Rolle spielt?

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele festhalten

Nehmen wir also einmal an, wir wissen, was unsere Ziele sind; beruflich oder auch privat. Um ihnen eine faire Chance zu geben, müssen wir sie zunächst festhalten. Das klingt einfach und ist es auch; grundsätzlich genügen dazu Stift und Papier. Zwei Dinge gibt es meiner Erfahrung nach aber zu beachten:

1. Zu Beginn des zweiten Semesters (laaang ist’s her…) habe ich mal meine Ziele für das nächste Jahr aufgeschrieben. Sah gut aus, fühlte sich auch gut an. Das resultierende Blatt Papier habe ich dann allerdings erst zweieinhalb Jahre später an der Pinnwand “wiedergefunden”, als ich diese in einer Umzugskiste verstauen wollte. Ziele an einem Ort zu formulieren, den wir nicht im Blick haben, macht also wenig Sinn.
2. Aber unsere Ziele einfach zu unseren Aufgaben in die To Do-Liste zu schreiben, ist ebenfalls problematisch, denn wir vermischen hier Dinge, die nicht zusammengehören. Um ein extremes Beispiel zu bringen: An “Die Welt verbessern” und “Milch kaufen” werden Sie nicht in gleicher Weise herangehen. Der Effekt der Vermischung ist entweder der, dass unsere Ziele in unseren Aufgaben untergehen (die Gefahr ist ohnehin groß im Klein-Klein des Tagesgeschäfts). Oder – ebenso fatal -, dass uns der Blick auf unsere (nicht erreichten) Ziele vom konzentrierten Abarbeiten unserer Aufgaben ablenkt.

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele zu Aufgaben machen

Was für die Methode gilt, Ziele festzuhalten, gilt analog auch für die Art und Weise, Ziele zu Aufgaben zu machen: Was das richtige Hilfsmittel für Sie ist, hängt von Ihrer Arbeitsrealität ab.

Die entscheidende Frage bei der Übersetzung von Zielen in Aufgaben ist die, ob und wann etwas “dran” ist. Diese Frage hat zwei Komponenten: Zunächst müssen Sie Klarheit über das “etwas” bekommen. Damit ist gemeint, dass um ein Ziel erreichen, meist mehrere Schritte zu gehen, also Aufgaben zu erledigen sind.

Und um diesen Weg zum Ziel zu beschreiten, müssen Sie Klarheit über den jeweils nächsten anstehenden Schritt bekommen. Am oft gehörten “Ziele herunterbrechen” ist grundsätzlich nichts falsch. Diejenige mit ihrem Ziel verknüpfte Aufgabe, die in Ihre Aufgabenliste gehört, ist aber die, die zuerst ansteht und nicht so sehr die, bis zu der es noch 5 gegangener Schritte zuvor bedarf.

Und auch der nächste Schritt auf meinem Weg zum Ziel muss nicht zwingend heute dran sein. Es kann sehr viel sinnvoller sein, meine Aufgabenliste nicht mit einer weiteren Aufgabe zu verlängern – auch wenn es die richtige ist – wenn ich schon genau weiß, dass ich erst in einer Woche Zeit für ihre Erledigung haben werde.

Das geradezu klassische Instrument der Wiedervorlage zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft, dass nicht ohne Grund in vermeintlich modernen Werkzeuge wie Gmail (wieder) zu finden ist, ist oftmals die bessere Wahl, als das direkte Einspeisen in die Liste der aktuellen Aufgaben. Denn eine (zu) lange Aufgabenliste kann durchaus und unnötiger Weise demotivierend wirken.

Freiheit für Ihr Warum: Ziele im Tagesplan

Über das Festhalten Ihrer Ziele und die Entscheidung, welcher Schritt auf dem Weg zum Ziel jeweils “dran” ist, haben Sie Ihr Warum nun sozusagen bis zur Startlinie gebracht. Und jetzt kommt es darauf an: Sie können alle vorbereitenden Schritte optimal in Ihrem System umgesetzt haben, dennoch entscheidet der nächste Schritt letztlich darüber, ob Ihr Warum wirklich Teil Ihrer Realität wird, oder nicht:

Es geht darum, die Aufgaben, die Sie Ihren Zielen näher bringen, auch wirklich in Ihrem Tagesplan ankommen zu lassen.

Tagesplan? Klingt irgendwie nach Schule; eng und fremdbestimmt. Das Gegenteil ist der Fall: Ein realistischer Tagesplan ist vermutlich dasjenige Instrument der Selbstorganisation mit der größten Hebelwirkung. Nichts sonst wir Ihnen so viel Freiheit für Ihr Warum einräumen, wie ein vernünftig geplanter Tag (mehr dazu auf unserer Themenseite “Tagesplan”).