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Projektmanagement (oder “Projektsteuerung”) ist, sieht man sich die Anzahl der Veröffentlichungen, der verfügbaren Werkzeuge und der Beratungsangebote an, eine eigene Wissenschaft. Das ist kein Wunder, denn zum einen ist die erfolgreiche Steuerung von Projekten ein enormer Hebel für den Erfolg von Firmen und das Funktionieren von Institutione und zum anderen ist Projektmanagement keine triviale Disziplin.

Man muss nicht das dennoch allgegenwärtige BER-Flughafen-Beispiel anführen:

Auf dem Weg von Projektplanung bis zur letzten Deadline kann auch in kleinen Projekten viel schief gehen.

Und wir Normalsterblichen haben ja nicht die scheinbar endlos tiefen Taschen (und Geduld) des Steuerzahlers in der Hinterhand, um bei Nichterreichen des Projektziels zum vorgesehenen Zeitpunkt einfach zwei weitere Jahre Fortgang zu beschließen.

Projektmanagement darf kein Selbstzweck sein

Es macht also in jedem Fall Sinn, sich mit der Frage, wie man ein Projekt zum Erfolg steuern sollte, zu beschäftigen. Auf der anderen Seite kann aber genau diese Beschäftigung leicht zum Selbstzweck werden. Gerade für Tool- oder Methoden-affine Menschen gibt es im Bereich des Projektmanagements unzählige Möglichkeiten, sich mit Fragen zum “Weg” so gründlich zu verzetteln, dass man das Ziel aus den Augen verliert.

Und je ausgefeilter die Methoden und Werkzeuge desto leichter ist die Illusion aufrecht zu erhalten, dass alles wunderbar läuft, wenn es eigentlich schon klar ist, dass das Projektziel nicht mehr zu erreichen ist.

So viel wie möglich mit Bordmitteln machen

Ich erinnere mich gut an unsere Euphorie, als wir unsere erste Projektmanagement-Software mit ausgeklügeltem Ticket-System anschafften – um dann erst einmal Wochen damit zu verbringen, sie nach unserem Geschmack umzuprogrammieren, statt die gleiche Zeit damit zu verbringen, unsere eigentlichen Ziele voranzubringen.

Um das aber auch gleich zu sagen: Ja, ich habe auch Beispiele, in denen eine Projektmanagement-Software wesentlich zum Gelingen des Projekts beigetragen hat. Es kommt eben darauf an.

Aber worauf kommt es an? Kurz gesagt kommt es darauf an, dass die verwendeten Werkzeuge und Methoden zu jedem Zeitpunkt dem Projekterfolg dienen und nicht zum Selbstzweck werden. Die Faustregel kann also nur lauten:

So wenige Werkzeuge und Methoden einzusetzen bzw. extra einzuführen, wie irgend möglich und stattdessen so viel Projektmanagement mit vorhandenen Bordmitteln zu betreiben, wie es geht.

3 Grundbedingungen der Projekt-Infrastruktur

Was also braucht es für erfolgreiches Projektmanagement ganz grundsätzlich? (Ich spreche in der Folge bewusst nicht von den vorgelagerten Fragen der Hierarchie im Team und der Team-Zusammensetzung. Zu diesen Fragen habe ich zwar eine Meinung, aber die gehört an eine andere Stelle, da sie Bedeutung weit über das Thema Projektsteuerung hinaus haben.)

Ich denke, es sind vor allem drei Bedingungen, die erfüllt sein müssen; die nötige Infrastruktur:

1. Die Kommunikations-Wege im Projekt-Team müssen verbindlich vereinbart sein und funktionieren.
2. Es muss einen zentralen Ort geben, an dem alle Projekt-Ressourcen, also alle mit dem Projekt verbundene Informationen, Teil- und Zwischenergebnisse etc. für alle Projektmitarbeiter problemlos und in aktueller Version verfügbar sind.
3. Es muss, neben ad hoc-Abstimmungen einzelner Teammitglieder oder den in größeren Projekten ohnehin stattfindenden Meetings von Teil-Teams, ein regelmäßiges, verbindliches Zusammentreffen des Gesamt-Teams geben. In sehr großen Projekten kann das auch bedeuten, dass Teil-Teams Emissäre zu diesem Gesamtmeeting schicken, denn natürlich begrenzt das Erfordernis der Praktikabilität die maximale Anzahl Meeting-Teilnehmer, auch beim Einsatz von Videokonferenz-Software auf “natürliche” Weise.

Genügt vielleicht das Minimum?

Was bedeutet das? Das bedeutet, dass im Grundsatz nichts dagegen spricht, auch ein größeres Projekt mit Hilfe von E-Mails zur Kommunikation, einem für alle zugänglichen Projekt-Ordner in der “Cloud” und einem wöchentlichen, fixen Treffen in der Teeküche, dem Konferenzraum, dem Lieblings-Café oder dem Skype-Gruppenchat zu steuern.

Über diese in fast allen Fällen vorhandenen Bordmittel hinaus muss jedes weitere Werkzeug seine Berechtigung erst einmal beweisen. Und selbst wenn man sich aus welchen guten Gründen auch immer bereits sicher ist, dass weitere Werkzeuge hinzukommen sollen, so macht es Sinn, deren Berechtigung an diesen Grundbedingungen abzuprüfen.

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