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An dieser Stelle habe ich bereits dafür plädiert, Projektmanagement (oder Projektsteuerung) zunächst einmal mit Bordmitteln, also minimaler Infrastruktur zu betreiben. In diesem Beitrag möchte ich einige Gedanken und Empfehlungen zum ersten der drei dort erwähnten Infrastruktur-Grundpfeiler loswerden, den Kommunikationswegen.

Weniger Kommunikationskanäle = weniger Probleme

Gute Kommunikation ist einer der Schlüssel zu guten Projektmanagement. Gutes Projektmanagement ist Projektmanagement, das dem Projekterfolg dient, also dafür sorgt, dass das Projektziel erreicht wird. Kommunikation im Projekt muss sich also ebenfalls dadurch auszeichnen, dass sie das Projektziel unterstützt.

Klingt logisch? Sicher, ist aber nicht immer so. Ok, weiter im Text. Erste Grundregel für gute Kommunikation:

So wenige Kommunikationskanäle wie möglich nutzen.

Warum? Weil weniger Kommunikationskanäle weniger Probleme bedeuten.

Viele Kommunikationskanäle = viele Probleme

Zwei Beispiele:

1. Heute Morgen wurde ich Zeuge eines Streits zwischen zwei Software-Programmierern (gestandene Leute, keine Anfänger), die sich gegenseitig vorwarfen, den jeweils anderen nicht informiert zu haben, wodurch es zu Zeitverzug gekommen war. Was war das Problem? Das Problem war, das beide sehr wohl versucht hatten, mit dem anderen zu kommunizieren, nur eben auf unterschiedlichen Kanälen.

2. Was ist in letzter Zeit die häufigste Frage, die ich zum Thema Selbstorganisation zu hören bekomme? Dass man einen Weg findet, neben E-Mail, Telefon, Kollegen in der Tür, Slack (ein Chat-Programm, besonders bei jüngeren IT-Spezialisten beliebt), Skype und WhatsApp, auch noch zum konzentrierten Arbeiten zu kommen. Meine erste Frage ist dann immer (und so wird es auch bleiben):

Seid Ihr sicher, dass Ihr all diese Kanäle zur Kommunikation braucht?

Also: Tut euch selbst den Gefallen und hinterfragt vor Projektstart, ob das Chat-Programm, das ach so gut auf dem Handy läuft und in dem man so einfach Gruppen zur gezielten Kommunikation erstellen kann, wirklich Voraussetzung für einen besseren Projekterfolg ist.

Nächster Schritt: Kommunikationsregeln und Einstellungen

Alle immer in CC und jede Chat-Nachricht per E-Mail an alle, die nicht online sind? Ein guter Weg, Menschen kommunikationsmüde zu machen. Ja, es ist ein Mal mühsam, zu entscheiden, wer was wirklich wissen muss und welche Einstellungs-Entscheidungen ich für meinen Account im Projekt-Ticketsystem treffe. Aber es ist nötig.

Und gerade der Projektverantwortliche muss entscheiden, in welchen Kommunikationssträngen er wirklich partizipieren muss und wo besser ein regelmäßiges Nachfragen nach dem erreichten Stand des Teams praktiziert wird. Auf der anderen Seite ist das Ausscheren einzelner Team-Mitglieder aus den verabredeten Kommunikationsregeln (und seien es sinnlose Betreffzeilen in E-Mails) sofort zu unterbinden, sonst kann man sich die Vereinbarung auch sparen.

Kommunikationskanäle bestimmungsgemäß nutzen

Also: Vor Projektbeginn wirklich prüfen, ob es (neben Meetings, das ist ein eigenes Thema) für das Projekt nicht völlig ausreicht, wenn entweder überhaupt nur ein einziges Kommunikationsmittel, zu den alle Zugang haben, verwendet wird, z.B. die E-Mail. Oder ob zwar für die ad-hoc-Abstimmung der ausführenden Projektmitarbeiter (gerade wenn sie räumlich getrennt arbeiten) ein Chat-Programm sinnvoll ist, aber der Teil der Kommunikation, der auch eine gewisse Dokumentationsfunktion hat, generell ausschließlich per E-Mail stattfindet.

Denn nicht jeder Kommunikationskanal eignet sich für jede Art der Kommunikation. Ping-Pong per E-Mail kann problematisch sein, vor allem, wenn die “Löschen”-Taste einigen Projektteilnehmern unbekannt ist. Genauso ist es aber unsinnig, via Skype Anweisungen zu geben, auf die man sich später beziehen will, allein schon deshalb, weil aus Skype heraus keine vernünftige Nachverfolgung möglich ist, während das E-Mail-Programm dies sehr wohl leistet.

Werkzeuge anders zu nutzen, als sie gedacht sind, ist selten sinnvoll und manchmal gefährlich. Wäre das Allgemeingut, hätten wir auch keinen Facebook-Skandal ;-).