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“Life is what happens to you while you’re busy making other plans.”, also etwa: “Leben ist, was passiert, während Du andere Pläne machst” ist eine Textzeile aus John Lennons “Beautiful Boy”. Im Einklang mit dem Hippie-Stereotyp wird dieses Zitat oft verwendet, um auf die letztendliche Sinnlosigkeit allen Planens angesichts der Unvorhersehbarkeiten des Lebens aufmerksam zu machen. Ich möchte dieser Schicksalsergebenheit heute ein deutliches “trotzdem” gegenüberstellen – ein Plädoyer für gute Planung und Realismus in der Selbstorganisation.

Realistische Selbstorganisation: Wie gehe ich mit meiner Umwelt um?

In dem Beitrag “Selbstorganisation oder: Wann ist Kontrolle Illusion?” hatte ich mit der Bemerkung geendet, dass es bei Selbstorganisation, Zeitmanagement, Planung und Co. darauf ankommt, mich auf dasjenige zu konzentrieren, über das ich zumindest relative Kontrolle erlangen kann: Mein eigenes Tun.

Dennoch komme ich natürlich nicht umhin, mich auch zu dem zu verhalten, was aus meiner Umwelt auf mich einwirkt. Wenn ich also bereits an dem Punkt bin, meinen Tag regelmäßig zu planen, wie gehe ich also mit dem um, was ich nicht vorhersehen kann: Telefonanrufe, “hast Du mal 5 Minuten”-Besuche von Kollegen,  E-Mails mit “EILT” im Betreff und so weiter?

Unplanbares planbar machen

Der erste Schritt ist, zu versuchen, ungeplante “Störungen” so weit wie möglich in Planbares umzuwandeln. Dieser Schritt beginnt, Sie ahnen es, natürlich wieder bei mir: Muss ich jetzt ans Telefon gehen, oder kann ich meinen Anrufbeantworter den Job nicht übernehmen lassen und dafür zuverlässig (und planbar!) zurückrufen? Muss ich die 5 Minuten – die meistens eher 20 sind – für den Kollegen oder die Kollegin jetzt erübrigen oder kann ich sagen: “Nein, gerade ist es schlecht, aber wir können uns gern um 15 Uhr unterhalten!” Muss ich meinen Posteingang ständig offen halten, oder genügen nicht drei komplette Durchgänge pro Tag mit dem richtigen System?

Ja, wie weit Sie Ihr Umfeld “erziehen” können, hängt sehr individuell von eben diesem Umfeld ab. Aber glauben Sie mir: Es geht mehr, als Sie denken. Natürlich ist “Nein” sagen schwer (mal mehr, mal weniger), aber die Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten, ist ein wertvolles Gut, dass sich zu verteidigen lohnt. Zudem: Wenn Sie verlässlich auf Anfragen reagieren, müssen Sie das nicht immer sofort tun.

Verlässlichkeit wird von den meisten Menschen sehr geschätzt und Ihre “Nicht-Immer-Verfügbarkeit” sehr bald ausgleichen.

Puffer und gelassen bleiben

Natürlich bleiben bei den meisten von uns Anforderungen von außen übrig, die wir nicht in planbare, von uns abzuarbeitende Aufgaben (Rückrufe, Termine, E-Mail-Checks etc.) umwandeln können. Wenn die Chefin “jetzt” sagt, heißt es für viele von uns “jetzt”. Wenn die Büro-Kultur von mir eine offene Tür verlangt, kann ich sie nicht immer geschlossen haben. Wenn die Kita anruft und das Kind ist krank, muss ich natürlich direkt reagieren. Kurz:

Es wird immer Dinge geben, die ich in ihrer Unplanbarkeit einfach akzeptieren muss.

Gegen das anzukämpfen, was ich nicht besiegen kann, raubt mir auf Dauer nur Energie. Stattdessen sollte ich dezidierte Puffer-Zeiten in meiner Tagesplanung vorsehen, um zumindest zu verhindern, dass ich in unnötigen Stress gerate und eigentlich kleine Störungen große Auswirkungen haben. Und wenn dann der Plan dennoch – trotz aller Sorgfalt und allem Realismus – bereits mittags in Scherben liegt, dann hilft nur Gelassenheit.

Sie tun sich schwer mit dem gelassen bleiben? Ich auch. Manchmal hilft da nur die Brechstange in Form einer plakativen aber denoch wahren Feststellung:

Andernorts wären Menschen froh, wenn das einzige, was heute schief geht, die Tagesplanung ist.