Lesezeit ca. 2:25 min

Eine E-Mail gelangt in den Posteingang, wird bearbeitet (z.B. mit der LEAD-Methode, siehe Video unter diesem Beitrag) und dann entweder gelöscht oder abgelegt; vielleicht braucht man sie ja noch einmal. Also rein damit in den entsprechenden, sachlich korrekten E-Mail-Ordner. Normal, oder?

75 E-Mail-Ordner und stolz darauf

Ja, normal, zumindest für die meisten von uns.

Ich war, wie jeder (Hobby-) Archivar sogar stolz auf mein E-Mail-Ordnersystem, das in finaler Ausbaustufe nicht weniger als 75 Ordner zählte.

Ein Garant für das schnelle Wiederfinden von E-Mails, sollte man meinen. War aber nicht so. Im Gegenteil: Nicht nur habe ich ständig überlegt “wo gehört die denn jetzt hin?”, nicht nur habe ich ständig doch suchen müssen (ok, diese Dinge haben irgendwie die gleiche Ursache). Nein, als wäre das nicht nervig genug, stand ich etwa alle 3 Monate vor der Wahl, das entstandene Ordner-Chaos aufzuräumen, oder einfach weiterzuwursteln.

E-Mails im Archiv – ein lebendiges System?

Wieso Chaos? Nun ja, die Realität bei mir im Büro war (uns ist) eben eine bewegliche: Kunden und Lieferanten kommen hinzu, andere verschwinden. Projekte beginnen, werden abgeschlossen, neue Kontakte entstehen, Mitarbeiter wechseln und so weiter. Will sagen: Nur weil ein Ordner (und ggf. seine Unterordner ;-)) zu Jahresbeginn Sinn gemacht hat, heißt es noch lange nicht, dass dem heute auch noch so sein muss. Das ist nicht bei Jedem so. Ich kenne einige Menschen, die seit Jahren in einem Umfeld arbeiten, das sich praktisch nicht verändert. Gibt es, ist aber nicht meine Realität.

Suchen statt ablegen

Schön und gut, aber wo ist der Punkt? Der Punkt ist, dass die heutige Computertechnik E-Mail-Ordnersysteme überflüssig macht. Denn was uns bei der Suche im Internet völlig natürlich vorkommt (oder nutzt noch jemand Internet-Verzeichnisse?), ist auch im E-Mail-Programm möglich und sinnvoll: Suchen statt ablegen. Die Suchmaschinen, die in Outlook und Co. werkeln sind seit Jahren gut genug, um nie wieder eine E-Mail ablegen zu müssen.

Wie Sie Outlook  sinnvoll einrichten, lesen Sie hier. Wenn Sie G-Mail benutzen, ist dieser Beitrag für Sie interessant.

Mit Ockhams Rasierer ans E-Mail-Ordnersystem

Ist das Archivieren von E-Mails also auch ein Fall für Ockhams Rasierer? Aus meiner Sicht unbedingt. Denn worum geht es beim Ablegen, egal, ob es sich um E-Mails, Papier-Akten, Bücher oder was auch immer handelt? Es geht ums Wiederfinden, um nichts anderes.

Und wenn die Suchfunktion unseres Rechner das Finden übernimmt, warum dann nicht nur ein Archivordner statt 75?

Nun ja, weil liebgewordene Gewohnheiten schwer abzulegen sind. Und natürlich vor allem dann, wenn die E-Mails gefühlt unser ganzes Gedächtnis beinhalten, also enorme Bedeutung für unseren Alltag besitzen. Es sind also Ängste im Spiel. Mehr zum Thema E-Mails und dem Umgang mit dem Posteinfgang auf unserer Themenseite “E-Mails & E-Mail-Posteingang”.