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Die Angst vor dem Verlust von wichtigen Unterlagen ist vermutlich so alt wie die Institution der Büroarbeit. Und auch die – mittlerweile oft als “gestrig” bezeichnete – E-Mail hat nichts an dieser Angst geändert. “Was ist, wenn ich die E-Mail nicht mehr finde?”, ist eine Frage, die ich oft höre. Und zwar immer dann, wenn ich, wie an dieser Stelle, für die Abschaffung jeglicher Ordnerstruktur zur E-Mail-Ablage im Mailprogramm plädiere.

Das Ende der Angst vor der verlorenen E-Mail

Solche Befürchtungen – ob echt oder “eingebildet” ist dabei egal – halten Menschen davon ab, ihr Mailprogramm endlich effizient zu nutzen, statt sich von ihm terrorisieren zu lassen. Deshalb also in diesem Beitrag: Was muss ich tun, damit ich die Angst vor der verlorenen E-Mail (ich meine die, mit dem wichtigen Anhang ;-)) ablegen kann?

Ich behaupte, dass die mittlerweile in jedem E-Mail-Programm verbauten Suchmaschinen die Ablage von E-Mails in einem ausgefeilten Ordnersystem überflüssig macht. Es genügt ein Ablageordner, in dem ich suche, wenn ich eine E-Mail aufrufen möchte.

E-Mail-Sicherheit zuerst

Das wichtigste zuerst: Gerade weil für viele von uns der Inhalt von E-Mails fast das wichtigste Gut ist, das wir auf unserem Computer haben, sollten die E-Mails auf keinen Fall ausschließlich auf dem Computer gespeichert sein. Sei es ein profaner Web-Mailer, ein Exchange-Server oder ein tägliches Backup des Systems:

Die Frage, ob die E-Mails “weg” sind, wenn die Festplatte des lokalen Systems kaputt geht, muss unbedingt mit “nein” beantwortet werden.

E-Mail-Anhänge abspeichern

Dann: E-Mail-Anhänge, die ich wirklich brauche, bewahre ich nicht (nur) im Archiv-Ordner des Mailprogramms auf, sondern speichere sie ab. Auf der Festplatte, die regelmäßig gesichert wird, oder gleich in der “Cloud”.

Übrigens: Ich kenne auch Leute, die auch keine Ordner mehr auf ihrer Festplatte haben, sondern auch dort auf die System-Suche vertrauen. Ich gebe zu: Das traue ich mich nicht. Aber ich habe die Anzahl der Ordner auf der Festplatte gegenüber früher mittlerweile auch deutlich reduziert, doch das gehört nicht hierher.

Vernünftige E-Mail-Betreffzeilen

Als die Suchmaschinen auf lokalen Rechnern noch nicht die heute übliche Leistung hatten, waren sinnvolle E-Mail-Betreffzeilen eigentlich lebensnotwendig, um E-Mails halbwegs schnell wiederzufinden, Ordnersystem hin oder her. Und auch heute, wo Volltextsuche Standard ist, sind ordentliche, also “sprechende” E-Mail-Betreffzeilen noch immer eine gute Idee.

Erstens weil es einfach eine Frage der Höflichkeit ist, wenn ich meinem Gegenüber schon im Betreff deutlich mitteile, worum es geht. Zweitens weil es mir selbst die E-Mail-Suche, auch in Zeiten der Volltextsuche, noch einmal deutlich erleichtert.

The X-Mails: Die  unheimlichen Ausnahmefälle

Überhaupt gibt es eigentlich nur eine Kategorie von E-Mails, bei denen ich auch mit der besten Volltextsuche Probleme bekommen kann, sie wiederzufinden: E-Mails, die weder im Betreff, noch im Inhalt eines der Wörter beinhalten, die mir ein Jahr später als vernünftige Suchbegriffe wieder einfallen.

Wenn ich dann zusätzlich noch mit der Person, mit der ich den E-Mail-Austausch hatte, nicht ständig zu tun habe, dann kann es in der Tat unangenehm werden. Also doch lieber wieder meine 75 E-Mail-Ordner einführen? Auf keinen Fall.

Und zwar weil dieser Fall, den ich hier beschreibe, meiner Erfahrung nach äußerst selten vorkommt. Ich hatte, seit ich nur noch einen einzigen Ablageordner verwende, also in über 5 Jahren, genau drei solcher Fälle.

Und was, wenn mir 3 Fälle in 5 Jahren zu viele sind oder ich in einem Umfeld arbeite, in dem weder im Betreff noch im Text Klartext gesprochen wird? Dann schicke ich mir die E-Mails, die ich auf keinen Fall verlieren will, mit einem vernünftigen Betreff einfach selbst noch einmal und lege sie dann erst ab. Die Zeit, die ich dafür brauche, ist auf jeden Fall geringer als die, die ich für die Pflege meines E-Mail-Ablage-Ordnersystems aufwenden muss.

Und je weniger Zeit für Systempflege draufgeht, desto besser.