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Im 3. Schritt hin zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation geht es ums Planen und Priorisieren. Und damit geht es vor allem um eines: Ein Maximum an Selbstbestimmung. Denn:  Bei der Selbstorganisation (zu der ich das “Zeitmanagement” hinzurechne) geht es vor allem darum, die Dinge bestmöglich zu kontrollieren, die ich kontrollieren kann. Und die besten Chancen dazu habe ich, wenn ich mich auf mich selbst konzentriere.

Planen und Priorisieren für ein Maximum an Selbstbestimmung

Kontrolle (soweit es eben geht) bedeutet wiederum nichts anderes als: Das, was ich will bestimmt auch meine Realität, womit wir bei der Selbstbestimmung wären. Nun klingen “Planen & Priorisieren” vielleicht in den Ohren vieler nicht nach dem letzten Wort in Selbstbestimmung.

Bin ich nicht viel selbstbestimmter, wenn ich mich nicht irgendwelchen Plänen unterwerfe?

Nein, bin ich nicht. Denn was passiert in den meisten Arbeitsumfeldern, wenn ich meine Zeit nicht selbst plane und nicht selbst entscheide, was ich zuerst mache (also priorisiere)? Kurz gesagt: Dann entscheiden eben andere über meinen Tag.

Tagesplanung: Notwendigkeiten und Selbstbestimmung

Nun will ich nicht so tun, als gäbe es in meiner und Ihrer Arbeitsrealität keine Notwendigkeiten, keine Hierarchien, Anweisungen oder Situationen, in denen ich keine Wahl habe. Natürlich gibt es die und ja, oft bestimmen diese Dinge meine Prioritäten und meine Planung. Aber die Erfahrung zeigt ganz klar: Wenn ich das zum Anlass nehme, zu sagen

“Ich habe eh’ keine völlige Freiheit, warum sollte ich also meinen Tag planen?”,

dann gebe ich damit all das auf, was ich an Selbstbestimmungs-Möglichkeiten dennoch habe.

Planen & Priorisieren: Agieren statt getrieben werden

Einfaches Beispiel: An drei von 5 Tagen in der Woche könnte ich nichts anderes tun, als Mails zu beantworten. Ich müsste nur Outlook erlauben, alle 10 Minuten neue Mails abzurufen und mir erlauben, den ganzen Tag am offenen Posteingang zu verbringen. Das Ergebnis wäre, dass ich, statt zu agieren, den ganzen Tag nur reagierte.

Wenn ich andererseits meinen Tag bewusst plane und aktiv meine Aufgaben priorisiere, wird das immer noch nicht bedeuten, dass ich immer das tun kann, was ich will. Aber erstens entscheide ich aktiv, wie ich mit den Dingen umgehe, die von außen an mich herangetragen werden und zweitens stelle ich sicher, dass ich in den Zeitspannen, die ich eben doch zu meiner Verfügung habe, auch wirklich die Dinge tue, die ICH tun will.

Planen und Priorisieren: Das Minimum

1. Setzen Sie sich morgens max. 20 Minuten hin und planen Sie aktiv Ihren Tag (mehr dazu auf unserer Themenseite “Tagesplan”)
2. Priorisieren Sie mindestens einmal in der Woche Ihre komplette Aufgabenliste (mehr dazu auf unserer Themenseite “Priorisierung”)

Da wir uns ja mit großen Schritten der Hochzeit der guten Vorsätze nähern, ein Schlussgedanke: Regelmäßiges Planen und Priorisieren wird – ganz nebenbei – dafür sorgen, dass sich Ihr Überblick über das, was Sie tatsächlich tun, stark verbessert. Und wenn Sie vorhaben sollten, etwas an Ihrer Arbeitsrealität zu ändern, ist ein verlässlicher Überblick der erste Schritt.

Weitere Artikel der Serie “4 Schritte zur Selbstorganisation”:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten