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Ok, Geständnis zuerst: Aufgaben, die nicht auf meiner To Do-Liste stehen, haben eine Chance von (weit) unter 50%, auch wirklich erledigt zu werden. Man kann es auch weniger schonend sagen: Ohne To Do-Liste kann ich nicht.

Ohne To Do-Liste geht es nicht

Das war, vor vielen Jahren, einmal anders – bilde ich mir ein. Es kann aber auch sein, dass ich damals nicht wirklich ausgelastet war. Aber egal, ob mein Gedächtnis den Jahren seiner Benutzung mehr und mehr Tribut zollen muss, oder ich einfach irgendwann von den Jungs zu den Männern gewechselt bin:

Aufgaben stehen entweder auf meiner To Do-Liste oder sie sind von Nicht-Erledigung bedroht.

Und da ich, wie Sie sicherlich auch, versuche, meine Aufgaben zuverlässig zu erfüllen, genügt die Bedrohung bereits, um das konsequente Führen einer Aufgabenliste notwendig zu machen.

Ausgangspunkt: Wie viele To Do-Listen “ergeben sich” automatisch?

Ok, das Erfassen von Aufgaben in einer Liste muss also sein. Aber wie genau soll man das machen und wie viele To Do-Listen machen Sinn? Und genau an der Stelle sollten wir aufhören, so zu tun, als liefe unser (Berufs-)leben so, dass wir zuerst alles ganz genau durchdenken und dann mit der idealen Lösung anfangen zu arbeiten. Glückwunsch an die, die das tun, ich gehöre nicht dazu. Als ich anfing zu arbeiten und nicht mehr in der seither nie wieder gekannten Aufgaben-Knappheit von Studium und Kinderlosigkeit zu leben, hatte ich mindestens 5 To Do-Listen, ehe ich überhaupt wusste, wie mir geschah.

Aufgaben-Listen überall

Da war zunächst mein E-Mail-Posteingang: Dass jede E-Mail eine Aufgabe ist, wie ich das heute ausdrücken würde, sah ich damals zwar noch nicht so und ich bekam auch weniger E-Mails als heute. Dennoch kamen E-Mails an und viele brachten auch 2009 eine Aufgabe für mich. Daneben hatte ich bald begonnen, die Aufgabenverwaltung von MS Outlook zu nutzen, was eine zweite To Do-Liste ergab. Dazu kamen noch handschriftliche Notizen, z.B. während eines Telefonats schnell aufgeschrieben oder auf einen kurzen Einfall hin (“das darf ich nicht vergessen!”). Dann kam das erste Ticket-System und mit ihm die nächste Liste. Sie merken, worauf ich hinauswill:

Für viele von uns sieht die Realität so aus, dass sich die Anzahl der Aufgaben-Listen automatisch bis zu prinzipiell unendlich erhöht, wenn wir nicht aktiv gegensteuern.

Drei Gründe für nur eine To Do-Liste

Und warum sollen wir gegensteuern? Ich nenne nur drei Gründe:

1. Je mehr Aufgabenlisten Sie haben, desto mehr Aufgaben werden Ihnen durchrutschen.
2. Wenn Sie verhindern wollen, dass Ihnen Aufgaben trotz mehrerer To Do-Listen durchrutschen, müssen Sie sich täglich oder zumindest sehr regelmäßig mit all diesen Listen beschäftigen.
3. Wenn Sie Ihre Aufgaben priorisieren wollen, wozu Sie ab einem bestimmten Punkt gezwungen sind, ist das umso schwerer, je mehr To Do-Listen Sie faktisch haben.

Und was kommt heraus, wenn man das zu Ende denkt? Richtig: Nur eine Liste von Aufgaben; eine einzige To Do-Liste. Geht das? Wichtiger noch: Wie geht das am besten? Dazu mehr in diesem Beitrag.

Jetzt nur so viel: Egal ob digital, analog oder mit Fingerfarbe auf der Wand: Der Schritt von vielen To Do-Listen zu nur einer einzigen ist in jedem Fall ein lebensverbessernder. Meine Meinung.