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Der erste Schritt, den eigenen Posteingang in den Griff zu bekommen, ist oft auch schon die höchste Hürde. Denn die Frage, was ich mit den ganzen gelesenen, ungelesenen, vergessenen uns sonstigen E-Mails machen soll, die sich über die Jahre im Mail-Posteingang angesammelt haben, kann schon einschüchtern.

Notwendige Vorbereitung für einen gesunden Posteingang: Aufräumen

Aber: Ich komme nicht darum herum. Der eine Vorbereitungs-Schritt, den ich nicht auslassen kann, wenn ich beschlossen habe, endlich meine E-Mails zu beherrschen, statt von ihnen beherrscht zu werden,  ist nun mal der, meinen Posteingang einmal komplett leer zu machen.

Und das kann heißen: Tausende, tatsächlich Tausende von E-Mails müssen wegsortiert werden. Ich kann mich noch erinnern, dass das bei mir zu Zeiten 1800 Mails waren, im Seminar haben mir schon Teilnehmer Stückzahlen zwischen Fünf- und Zehntausend genannt (und gezeigt).

Lean, Agil, Ockham

Was tun? Nun, glücklicher Weise genießen wir ja den Luxus, auf einige Tausend Jahre großes Denken zurückgreifen zu können. Und wenn wir den Blick für einen Augenblick zurück richten wollen, merken wir, dass viele Prinzipien, die hinter “Lean” oder “Agil” stehen (auf die wir uns bei AGILEMENT ja explizit beziehen), schon recht lange propagiert werden.

“Ockhams Rasiermesser” (oder auch “Ockhams Gesetz”) ist so eines.

Die einfachere Lösung

Ohne jetzt in die Herkunfts- und Wirkungsgeschichte dieser Denkfigur einzutauchen (die Verlockung ist groß, ich gebe es zu, aber das gehört nicht hierher), ganz kurz und bewusst über-vereinfacht: William von Ockham (englischer Scholastiker, 1288–1347) wird eine wissenschaftstheoretische Forderung zugeschrieben, die im Prinzip sagt:

Wenn es zwei mögliche Lösungen für ein Problem gibt, die ein gleichwertiges Ergebnis liefern, dann ist die einfachere Lösung vorzuziehen.

Das soll für unsere Zwecke genügen.

Warum nicht den Posteingang so einfach wie nur möglich leeren?

Nehmen wir Ockhams Prinzip also einmal mit in unseren E-Mail-Posteingang. Was wollen wir erreichen? Wir wollen ihn leeren, um ihn danach sauber und mit besten Voraussetzungen nach dem LEAD-Prinzip (siehe Video unter dem Beitrag) jeden Tag im Griff zu haben und uns ganz nebenbei durch den bloßen Anblick einer leeren Inbox den Tag zu versüßen.

Was also hindert uns daran, alle E-Mails, die älter sind als z.B. ein Jahr, zu löschen und den Rest in unseren Archiv-Ordner zu verschieben, den wir ohnehin brauchen? Ja, ich weiß auch einige gute Gründe, das Aufräumen etwas differenzierter zu machen und ja, ich weiß ebenfalls, dass eine mutige Aktion das tägliche E-Mail-Problem (noch) nicht löst.

Aber dennoch, ganz bewusst: Was hindert Sie tatsächlich daran, sich diesen ersten Schritt auf dem Weg zu einem Posteingang, der Ihnen hilft, statt Sie zu blockieren, so einfach zu machen?