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Bevor die E-Mail den Brief in vielen Lebens-Bereichen ablöste, war das erste, was man im Büro morgens tat, den Briefkasten oder den Post-Eingangskorb zu leeren und komplett durchzusehen. Es wäre niemandem – weder wörtlich, noch im übertragenen Sinne – eingefallen, sich zum Arbeiten in den Briefkasten zu setzen. Und es wäre auch niemandem eingefallen, diese Leerung mehr als einmal oder im Extremfall vielleicht drei Mal am Tag durchzuführen.

Posteingang konsequent und täglich leeren

Bis sich der Posteingang in ein chaotisches Dickicht verwandelt, das wertvolle Zeit frisst, braucht es oft nur wenige Tage. Die beste Versicherung dagegen: Ihn konsequent und täglich leeren. Jede E-Mail sollte auf eine der folgenden Arten behandelt werden:

1. Löschen
2. Archivieren
3. Sofort erledigen (wenn innerhalb von drei bis fünf Minuten machbar)
4. Für spätere Erledigung in die Aufgabenliste verschieben

E-Mails werden zu Aufgaben

Jede Nachricht ist demnach auch eine Aufgabe – und wenn sie auch nur „Löschen“ heißt. Warum also nicht auch alle Aufgaben zu E-Mails machen? Sprich: Wenn sich eine neue Aufgabe ergibt, schreibe ich mir selbst eine E-Mail, statt sie irgendwo zu notieren. Das Ziel: ein einziger E-Mail-Ordner, der alle aktuellen Aufgaben enthält: