AGILEMENT Trainingsprogramm

Aufgaben haben keinen Sinn “an sich”. Bei einer Aufgabe geht es darum, sie zuverlässig zu erledigen. Sinnvolle Aufgabenverwaltung muss also genau das sicherstellen, nicht mehr und nicht weniger. Und der einfachste Weg, Aufgaben zu verwalten, ist auch der sicherste: Du schreibst alles, was Du tun musst oder willst – also alle Deine Aufgaben – in eine einzige Liste. 

Aufgabe heute:

Aufgaben sinnvoll verwalten

Die entscheidende Frage ist also: Wo solltest Du diese eine Liste führen? Darauf gibt es nur eine allgemeingültige Antwort: Dort, wo sie für Dich am besten funktioniert, also idealerweise in Deinem wichtigsten Arbeitswerkzeug, das Du jeden Tag verwendest.

Wenn Du zum Beispiel einen Papierkalender verwendest, in dem Du Deinen Tag organisierst, ist es eine gute Idee, auch Deine Aufgaben dort zu verwalten. Es hat allerdings Vorteile, Aufgabenlisten digital zu führen (dazu mehr beim Thema Priorisierung übermorgen). Zusätzlich ist für viele von uns das E-Mail-Programm das zentrale Arbeitswerkzeug.

Konkrete Schritte (=Checkliste)

1. Einen E-Mail-Ordner “DO” / “To DO” / “Aufgaben” anlegen (Tipp: Ordnerspalten anpassen; z.B. nur “Betreff” und “Erhalten am”-Datum).

2. Alle Aufgaben zu E-Mails machen (mit sprechenden Betreffzeilen, die klar machen, was zu tun ist). Faustregel: Eine Aufgabe ist dann gut formuliert und reif für die Aufgabenliste, wenn Du sie aufgrund Deiner Beschreibung direkt angehen kannst.

Ab jetzt:

3. Eine Aufgabe notieren heißt, Dir selbst eine E-Mail zu schreiben (ggf. auch als Foto von handschriftlichen Notizen).

4. Alle ggf. vorhandenen Task-Management-Werkzeuge so einstellen, dass sie Dir eine E-Mail schicken, WENN wirklich eine Aufgabe für Dich erstellt bzw. Dir zugewiesen wird.

5. So viel Kommunikation über E-Mails abwickeln, wie Du kannst; besonders: Auf E-Mails bestehen (wenn möglich), wenn Dir Aufgaben zugewiesen werden (z.B. am Telefon).

Zu vermeidende Fehler:

Wenn Du Dich für einen Ort entschieden hast, an dem Du Deine EINE Aufgabenliste führst, dann baue keine Parallelsysteme auf, sondern füge wirklich ALLE Deine Aufgaben IMMER in diese Liste ein.

Auch die einfachste Liste muss gepflegt werden, sonst wird sie innerhalb von Tagen wertlos. Gehe mindestens einmal pro Woche (besser öfter) durch Deine gesamte Liste und halte sie aktuell.

Wenn Du heute nur eine Sache mitnimmst, dann:

Egal wie und wo Du Deine Aufgabenliste führst (Papier, Aufgabenverwaltungs-Tool, E-Mail-Ordner, …), führe ab heute nur noch eine einzige! Sehr schön, Aufgaben im Griff. Nächstes – eng verwandtes – Thema: Ziele.

Damit Du Deine Ziele erreichst, musst Du dafür sorgen, dass Du auch an ihnen arbeitest. Das heißt, dass Du Deine Ziele zu Deinen Aufgaben machen musst. Das machen wir morgen, bis dahin!