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Willkommen zurück zu unserem gemeinsamen Mini-Projekt:

Wie können wir die Frage “Tue ich genug dafür?” zu einer für uns wertvollen Checkliste für die Dinge umbauen, die wir tun wollen oder tun müssen?

Wenn wir uns die Realität da draußen ansehen, dann kann man sagen, dass die letzten Jahre eine Erinnerung daran sind, dass wir – leider – viele Faktoren, die bei dem, was wir tun oder tun wollen über Erfolg oder Misserfolg über Gelingen oder Misslingen entscheiden NICHT selbst in der Hand haben. Und das bedeutet, dass wir im Umkehrschluss die Faktoren, die wir kontrollieren können, auch wirklich kontrollieren müssen, soweit das eben geht.

Und das wiederum bedeutet, dass es, wenn wir Verantwortung für ein Vorhaben tragen (oder mit-tragen) und dieser gerecht werden wollen, nötig ist, dass wir uns mit dem Vorhaben als Ganzes befassen, nicht nur mit Teilaspekten.

Oft erleben wir das anders. Es gibt Projekte, die sehr gut organisiert sind, aber das Ergebnis ist dennoch enttäuschend, weil der Sinn des ganzen Vorhabens von vornherein in Zweifel stand oder nicht klar war. Oder umgekehrt: wir wissen genau über den Sinn dessen, was wir tun wollen, bescheid, haben also – neudeutsch das “Why” oder unseren “Purpose” klar, aber die Umsetzung dieses “Warum” in ein konkretes Ziel bis herunter in die Niederungen des täglichen Projektmanagements ist einfach nicht gut genug, um zum Erfolg zu führen. Oder: wir gehen das Projekt gar nicht ernsthaft an.

Wenn Projekte oder Vorhaben scheitern, ist sehr selten nur ein einziger Aspekt, ein einziges “Ding” schief gegangen. Viel häufiger erleben wir doch, dass bei solchen Misserfolgen in allen Teilen der Wurm drin ist. Und Aussagen wie “alles lief toll, wenn nicht diese Eine Sache gewesen wäre, hätten wir Erfolg gehabt”, sind meiner Erfahrung nach meist Ausreden oder Selbstberuhigung. Zumindest ist das bei mir so.

Aber drehen wir es um, was zeichnet unsere Vorhaben oder Projekte aus, die gut gelaufen sind, an die wir mit Stolz denken?

Wenn man das analysiert, kommt dabei normalerweise heraus, dass es, wenn es gut läuft, keinen (oder wenige) Zweifel über die folgenden Schlüsselfragen gab bzw. gibt:

Und damit sind wir bei unserer Checkliste angekommen:

Die Checkliste

Die Checkliste, die ich Ihnen vorschlage, besteht aus 6 Fragen, die im besten Fall vor Beginn des Vorhabens – was auch immer es sein mag – für alle, die in diesem Vorhaben Verantwortung tragen und – noch besser – für alle, die überhaupt daran mitarbeiten, hinreichend beantwortet sind:

1. Was ist der IST-Zustand, der sich verändern soll und was ist anders, wenn mein Vorhaben erfolgreich war?

Es geht also zunächst darum, festzustellen, was das “Vorher” von dem “Nachher”, das IST vom SOLL unterscheiden soll, wenn denn das Projekt erfolgreich ist.
Darin liegt der Gedanke eines Leitbilds. Es kann sehr wertvoll sein, sich die Situation, wie sie nach dem erfolgreichen Vorhaben aussieht, bildlich vorzustellen.
Und: Diese Frage ist eine wichtige Vor-Klärung, die Anknüpfungspunkt ist für die zweite, ganz entscheidende Frage:

2. Warum will ich (wollen wir), dass sich das ändert? / Welchen Sinn macht das für mich (uns)? / Was bringt es mir (uns)?

Jedes Vorhaben, jedes Projekt bedeutet eine Veränderung. Veränderung braucht Motivation und Ausdauer. Deshalb muss klar sein, warum wir tun, was wir tun und was es und bringt. Und: Auch der Ausgangspunkt von guter Führung ist Klarheit darüber, warum wir etwas tun.

3. Was genau will ich (wollen wir)?

Hier geht es darum, mein oder unser Vorhaben als messbares, erreichbares Ziel zu formulieren, das zu einem möglichst klaren Zeitpunkt in der Zukunft erreicht sein soll. Ein gut definiertes Ziel bedeutet noch keine Zielerreichung, aber es bedeutet, dass wir unserem Ziel eine echte Chance geben. Ziele sind das unverzichtbare Bindeglied zwischen dem Grund, aus dem ich etwas tun will (Sinn) und dem tatsächlichen Arbeiten an meinem Vorhaben (Tun).

Wenn sie tiefer in das Thema Ziele erreichen einsteigen wollen, empfehle ich Ihnen einen Besuch unserer Themenseite “Ziele erreichen”.

4. Auf welchem realistischen (= tatsächlich begehbaren) Weg will ich (wollen wir) zum Ziel?

Ein anderer Name für den Weg zum Ziel ist Strategie. Eine Strategie festzulegen kann, je nach Vorhaben, sehr einfach sein, oder ein ganzes Teilprojekt darstellen. Aber im Prinzip geht es immer darum, Klarheit über zwei Fragen zu bekommen: Welche Wege führen zum Ziel? Und: Welcher davon ist der beste FÜR MICH / FÜR UNS? Die Strategie ist das Bindeglied zwischen dem Ziel und den Aufgaben, die erledigt werden müssen, um ans Ziel zu gelangen. Das bedeutet, dass wenn die Strategie passt, die Ableitung von geeigneten Aufgaben üblicherweise einfach sein sollte.

5. Welche Zeit/Ressourcen/Akteure kann und werde ich dafür einsetzen?

Ziele brauchen Zeit und Arbeit – die muss jemand aufwenden! Wenig ist ärgerlicher (und Sinn-loser) als ein gutes Ziel dadurch zum Scheitern zu bringen, dass in der Zielerreichung zu wenig Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Das Phänomen, dass meine Ziele im täglichen Klein-Klein untergehen, ist ein Beispiel für dieses Problem. Wenn ich ein Ziel ernsthaft angehen will, muss ich so konkret werden, dass ich weiß, wie viele Stunden pro Woche ich der Arbeit an diesem Ziel widme – uns ich brauche eine Strategie, um diese Zeit zu “verteidigen”.

6. Wie funktioniert das Zum-Ziel-Gehen? = Wie ist das Tun organisiert (“Projektmanagement”)?

Das kann eine regelrechte Kunst sein, aber es gibt einige Grundregeln für die Praxis der Zielerreichung, die ich Ihnen nur sehr ans Herz legen kann:

• Das Ziel muss, wenn es einmal definiert ist, für alle an der Zielerreichung Beteiligten klar und sichtbar sein.
• Die gemeinsamen und persönlichen Aufgaben müssen immer klar sein
• Der Rhythmus der Zusammenarbeit beim Erreichen eines Ziels im Team muss klar sein – letztendlich geht es um die Schaffung einer Gewohnheit!

Und das ist es dann auch schon. 6 Fragen, die je nach Vorhaben oder Projekt mal schwerer, mal leichter zu beantworten sind. Wichtig ist, dass Sie sich bei der Beantwortung nicht damit zufriedengeben, wenn etwas eben nicht hinreichend klar ist. Was meine ich damit?

Die Checkliste macht dann am meisten Sinn, wenn Sie ergebnisoffen verwendet wird. Wenn Sie sich die Möglichkeit offenhalten, zu sagen: Nein, diese oder jene Frage ist nicht hinreichend zu beantworten. Hier muss entweder noch mehr Klarheit her, oder wir stellen fest, dass wir das Vorhaben vielleicht besser gar nicht angehen sollten. Zum Beispiel, weil es uns gar nicht das bringen wird, was wir uns erhoffen. Oder weil wir uns trotz bester Versuche das Vorhaben gar nicht leisten können. Ist das schlimm, ein Vorhaben aus guten Gründen nicht anzugehen. Nein. Im Gegenteil: Wenn Sie feststellen, dass dieses oder jenes Projekt nichts für Sie ist, bedeutet das vor allem, dass sie Platz für ein anderes Vorhaben geschaffen haben, das besser zu Ihnen passt.

Ich scheue mich eigentlich, Steve Jobs zu zitieren, weil seine Aussagen seit Jahren inflationär gebraucht werden. Aber ich glaube, an dieser Stelle gibt es guten Grund, das doch zu tun: Steve Jobs hat einmal – sinngemäß – gesagt, dass er genauso stolz auf die Dinge sei, die in seiner Zeit bei Apple nicht angegangen wurden, wie auf die Dinge, die angegangen wurden. Und ich finde, von dieser Einstellung können wir, die wir Verantwortung tragen, viel lernen: Verantwortung tragen heißt nicht, immer ja zu sagen, sondern die Entscheidung, was wir tun wollen und was nicht, verantwortlich zu treffen. Und das kann genauso gut ein Nein bedeuten.

Umgekehrt: Wenn Sie diese Fragen mit Ernsthaftigkeit und Ehrlichkeit angehen und sie für sich und ihr Vorhaben positiv beantworten können, dann ist zwar Ihr Vorhaben noch lange nicht erfolgreich abgeschlossen, das wissen wir alle. Aber Sie haben ihm gute Startbedingungen verschafft und damit eine echte Chance auf Erfolg.

Die Checkliste, die wir gerade zusammen durchgegangen sind, finden Sie hier zum kostenlosen Herunterladen.

Danke für Ihre Zeit und alles Gute!

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