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Die Eisenhower-Matrix (oft auch: “Eisenhower-Methode”, “Eisenhower-Prinzip”) ist eine geradezu klassische Methode für die Priorisierung von Aufgaben. Weitere bekannte Priorisierungs-Ansätze sind die sogenannte 25.000 Dollar-Methode oder das Choicing. Mehr zum Sinn von Priorisierung, zu Methoden und Hindernissen auf unserer Themenseite Priorisierung.

Hat Dwight D. Eisenhower die Eisenhower-Matrix erfunden?

Die Eisenhower Matrix ist nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1890 bis 1969, Präsident von 1953 bis 1961) benannt. Dieser soll zur Klärung seiner Prioritäten seinen Schreibtisch in 4 Quadranten aufgeteilt haben, auf die er die aktuellen Vorgänge verteilte.

Ob das der Wahrheit entspricht, ist höchst fraglich. Dass das Amt des US-Präsidenten das Erledigen von Dingen nach klaren Prioritäten (und ein gutes Zeitmanagement) erfordert, ist wohl offensichtlich. So oder so ist der Wert der Eisenhower-Matrix als Prinzip der Priorisierung von Aufgaben (oder auch von Zielen) unbestreitbar. Zusätzlich ist die Bedeutung der Priorisierung im Methoden-Arsenal der Selbstorganisation (oder: des Zeitmanagements) kaum hoch genug einzuschätzen.

Wie also funktioniert die Methode? Was leistet sie? Und für welche Anwendungs-Fälle ist das Eisenhower-Prinzip empfehlenswert?

 

Wie funktioniert das Priorisieren von Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix?

Mit der Eisenhower-Matrix bewerte ich meine Aufgaben (oder Ziele) nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Jede Aufgabe kann dabei in eine von vier möglichen Kategorien (= Quadranten der Matrix) fallen:

1. Quadrant: Nicht oder wenig dringend, nicht oder wenig wichtig
2. Quadrant: Dringend, aber nicht oder wenig wichtig
3. Quadrant: Dringend und wichtig
4. Quadrant: Nicht oder wenig dringend, aber wichtig

Was leistet die Eisenhower-Matrix?

Wenn ich meine Aufgaben oder Ziele entsprechend in die Quadranten eingeordnet habe, ergeben sich nach dem Eisenhower-Prizip folgende Handlungsempfehlungen:

1. Nicht dringend, nicht wichtig: Diese Aufgaben sollte ich keineswegs angehen.
2. Dringend, nicht wichtig: Wenn ich die Möglichkeit dazu habe, sollte ich diese Aufgaben delegieren.
3. Dringend und wichtig: Diese Dinge (Aufgaben, Ziele) sollte ich direkt und selbst erledigen bzw. angehen.
4. Nicht dringend, aber wichtig: Fest einplanen und später selbst erledigen.

Die Eisenhower-Matrix ist bei der Frage, welche Aufgabe ich wann angehe, eine unschätzbare Hilfe, weil sie mein Verständnis für die entscheidenden Fragen der Priorisierung schärft:

• Dinge nicht zu tun, Aufgaben nicht anzugehen, Ziele nicht zu verfolgen, wenn sie für mich weder wichtig noch dringend sind, ist als Handlungsempfehlung Gold wert. Anders gesagt: Zu einer Aufgabe aus den richtigen Gründen nein zu sagen, sollte ich mir zur täglichen Pflicht machen! Warum ich es grundsätzlich für sehr wichtig halte, im richtigen Moment Nein zu sagen, dazu hier mehr.
• Wenn ich die Möglichkeit habe, Aufgaben zu delegieren, ist die Faustregel, vor allem die Dinge zu delegieren, die nicht oder weniger wichtig, aber dafür dringend sind, sehr sinnvoll.
• Aufgaben die wichtig und dringend sind, gehören hingegen auf meiner Liste ganz nach oben.
• Die Kategorie “wichtig, aber nicht dringend” ist die interessanteste: Aufgaben oder Ziele, die für mich hohe Wichtigkeit, aber geringe Dringlichkeit besitzen, sind oft mit meinen längerfristigen, strategischen Zielen verbunden. Ob ich es schaffe, sie zu erledigen bzw. zu erreichen, hat für mein Vorankommen große Bedeutung. Dinge, die in diese Kategorie fallen, sind aber auch besonders davon bedroht, im Tagesgeschäft unterzugehen.

Wann wende ich das Eisenhower-Prinzip an?

Eine Liste von Aufgaben von A bis Z mit der Eisenhower-Matrix  zu priorisieren, ist nicht ganz einfach. Was ist zum Beispiel die richtige Reihenfolge, wenn ein Quadrant mehr als eine Aufgabe enthält? Meine Empfehlungen daher:

• Mindestens einmal pro Woche die eigenen Aufgabenliste mit “Eisenhower im Kopf” durchgehen, mit dem Ziel, Aufgaben zu streichen oder zu delegieren, die ich nicht (selbst) tun sollte.
• Das gleiche gilt, wenn ich (zu) viele Ziele habe, die ich gern angehen möchte: Auch hier hilft die Eisenhower-Matrix, die Liste zu schrumpfen und damit umsetzbarer zu machen.
• Aufgaben identifizieren, die bei geringer Dringlichkeit hohe Wichtigkeit für mich besitzen und diese so verbindlich wie möglich einplanen und erledigen.