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Loslaufen ist gut. Wissen, wohin Sie laufen, dabei noch besser. Das Ziel lautet: Kontrolle.

Ein leerer Posteingang, eine einzige Aufgabenliste, ein vernünftig eingerichtetes E-Mail-Programm –  einfache, aber sehr mächtige Schritte in Richtung sinnvoller Selbstorganisation, die Sie noch heute gehen können. Aber so wichtig eine konkrete Veränderung, wie z.B. ein leerer Posteingang, auch ist, sie kann nur der erste Schritt sein. Denn, um im Beispiel zu bleiben:

Ich kann den Rat, mit dem LEAD-System meinen Posteingang täglich konsequent zu leeren, zu 100% befolgen, und trotzdem den ganzen Tag im E-Mail-Postfach versinken.

Das gleiche gilt analog für die anderen Pflichten des „Tagesgeschäfts“ wie Meetings, Telefonate etc. Letztlich ist das erste Ziel von sinnvoller Selbstorganisation immer die größtmögliche Kontrolle über den eigenen Arbeitstag.

Die Richtung heißt: Kontrolle

Wenn Sie wollen, dass Ihre Arbeit (oder auch Ihre privaten Aktivitäten) am Ende möglichst die Ergebnisse bringen, die Sie für wichtig halten und Sie zufrieden machen, geht es nicht ohne einen kleinen „Geisteswandel“: Es geht darum, Ihren Tagesablauf soweit es möglich ist, selbst zu kontrollieren. Nur dann nämlich können Sie Ihr Tun auf Ihre Ziele ausrichten – die Voraussetzung für jede Zielerreichung.

Was tun Sie, wenn das Telefon klingelt?

Einfaches Beispiel: Sie haben gerade begonnen, konzentriert an etwas zu arbeiten, da klingelt das Telefon oder ein Kollege steht in der Tür und fragt, ob Sie kurz Zeit haben. Was tun Sie? In vielen Fällen werden die meisten von uns mit dem, was wir gerade tun, aufhören und uns um die „Störung“ kümmern. Sie springen also aus Ihrer Konzentration heraus und in eine andere Aufgabe (Telefonat, Gespräch mit dem Kollegen) hinein.

Die Konsequenz ist, dass Sie danach, selbst wenn die Störung nur kurz war, erst wieder neu in die Konzentration auf ihre eigentliche Aufgabe finden müssen. Und wenn das nicht nur einmal, sondern mehrmals passiert (oder gar die Regel ist), dann wird das, was Sie eigentlich tun wollen, liegengeblieben sein.

Wenn Sie Ihren Tag nicht organisieren, tun es andere

Sprich: Wenn Sie Ihren Tag nicht organisieren, dann tun es andere. Sei es Ihr Chef (im besten Fall), oder das „Tagesgeschäft“ bzw. der Zufall (im schlechtesten Fall). Und genau hier sollten Sie umdenken: Natürlich kann nicht jeder von uns immer das tun, was wir wollen, aber es geht dennoch darum, soviel Kontrolle wie möglich über das zu bekommen, was wir täglich tun. Umgekehrt werden Sie immer zu wenig Zeit für die Dinge haben, die Ihnen wichtig sind, wenn Sie sich nicht darum bemühen, das zu kontrollieren.

“Führungskräfte können im Schnitt nur über 25% ihrer Zeit selbst bestimmen, 75% sind fix verplant” (Harvard Business Manager-Studie, 2018)

Aus diesem Grund verwende ich in meinen Seminaren viel Zeit darauf, die Teilnehmer davon zu überzeugen, dass ein selbst geplanter Tag der beste Weg ist, mehr Ziele zu erreichen, unnötigen Stress zu vermeiden und sich nicht von den „Umständen“ herumschubsen zu lassen. Das alles heißt nicht, dass ein leerer Posteingang, eine einzige Aufgabenliste oder ein vernünftig eingerichtetes E-Mail-Programm, nicht wichtige Schritte in die richtige Richtung sind. Das sind sie auf jeden Fall!

Aber ab einem bestimmten Punkt – und viele Menschen, deren Produktivität und Erfolg wir bewundern, haben dies stark verinnerlicht – müssen wir uns entscheiden, wer unseren Alltag kontrolliert.